Sammalöneregeln semesterinställning

Nmbrs stödjer även inställningen sammalöneregeln. Detta tillämpas främst för anställda med tjänstemannaavtal och med fast schema.

I Nmbrs kan en anställd ansöka om semester, vilket sedan kan godkännas av dennes chef eller löneadministratör. Nmbrs beräknar automatisk ut intjänade semesterdagar, uttagna semesterdagar, förskottssemesterdagar, förändring av semesterdagar om en anställd ändrar deltidsfaktor, utbetalning av semester när en anställd går ur tjänst samt beräkning av värdet av semesterdagar för bokföringsunderlaget.

I denna artikel hittar du mer information om:

Frånvaroinställningar

Screenshot_2020-04-28_at_12.53.51.png

Period: En period definierar från och med vilken månad inställningen blivit tillämpad. Till exempel, om de anställda hade rätt till 25 berättigade semesterdagar år 2018, men detta ändrades till 26 dagar år 2019, kan det nya värdet läggas in med start år 2019. I historiken ser du vilka inställningar som gäller från vilken period.

Semesterrätt: Antalet semesterdagar den anställda tjänar in under semesteråret om personen arbetar heltid under hela året.

Minimum uttag av semesterdagar: Det lägsta antal semesterdagar den anställda kan ta ut under semesteråret. Eventuella kvarvarande dagar över, i detta fallet 20 dagar, sparas och kan tas med till nästa semesterår. Kvarvarande dagar under, i detta fallet 20 dagar, blir utbetalda vid semesterårsskiftet.

Exempel: En anställd har 7 berättigade dagar kvar vid slutet av semesteråret, 25 dagars semesterrätt och minimum uttag av semesterdagar 20 dagar. Den anställde tar med dessa 5 dagar till nästa semesterår (25-20 = 5), de två återstående dagarna betalas därmed ut. Se mer information om semesterårsskifte här.

Semesterdagsvärde i % av månadslön:  Definierar värdet för en semesterdag i procent. Vänligen fyll i den totala procentandelen för semesterlön inklusive semesterersättning, till exempel 5.03 eller 5.40.

Semesterår: Här väljer man semesteråret, januari till december eller april till mars.

Använd rörliga lönedelar: Om ni väljer att använda rörliga lönedelar så kommer de att beräknas i semesterlöneskulden. 

Sammanfallande intjänade- och semesterår: Om den är inställd på 'Ja', får de anställda ett uppskattat antal semesterdagar i början av semesteråret, som kan användas under året. I slutet av semesteråret, vid semesterårsskiftet, jämför Nmbrs hur många semesterdagar den anställda har tjänat in med hur många semesterdagar den anställda har använt för att göra en slutgiltig beräkning. Se mer information om detta i artikeln för semesterårsskifte.

Är den inställd på 'Nej', måste den anställda tjäna in semesterdagar som omvandlas till berättigade dagar vid semesterårsskiftet, innan personen har rätt att ta ut dessa dagar. 

Semesterdagar efter år 5: Du kan välja att spara eller betala ut de sparade dagarna som är äldre än 5 år.

Betalningsperiod(er) semestertillägg: Om 'Sammanfallande intjänade- och semesterår' är inställd på 'Ja' går det bara att välja 'Vid uttag av semester'.

Om 'Sammanfallande intjänade- och semesterår' är inställd på 'Nej' går det att välja vilken period eller vilka perioder semesterersättningen skall betalas ut. För mer information vänligen se denna artikel.

Visa semesterlön rörliga lönedelar på lönespecifikation: Om denna funktion är inställd på 'Ja' då visas de rörliga lönedelarna av semestern på sidfoten av lönespecifikationen.

Antal dagar med sjuklön efter dag 14: Nmbrs räknar alltid med 14 dagar sjuklön. Om företaget betalar sjuklön i 90 dagar skall ni fylla i 90.

Karensavdrag: Här ställer man in karensavdrag, det går även att göra avvikelser på företagsnivå och anställdnivå.

Dag 1-14 timlönefaktor: Beroende på vilket kollektivavtal ni tillämpar så har vissa kollektivavtal faktor 12 och andra 12,2 för beräkningen av de 14 första sjukdagarna.

 

Inställningar företagsnivå

I vissa fall så har man flera bolag där det den finns skillnader i frånvaromodellen. Istället för att skapa flera frånvaromodeller och kollektivavtal så kan man göra visa ändringar på företagsnivå som överskrider frånvaromodellen på masternivå.

Screenshot_2020-04-28_at_13.57.03.png

Inställningar anställdnivå

I vissa fall har en del anställda i företaget ett särskilt avtal med arbetsgivaren. På anställdnivå kan du överskrida några av de inställningar som definieras i frånvaromodellen på företagsnivå. Här kan du lägga in semesterrätt, minimum uttag av semesterdagar per år, antal betalda sjukdagar och karensavdrag.

Screenshot_2020-04-28_at_13.27.11.png

 

Intjänade semesterdagar

Varje kalenderdag som en anställd arbetar i ett företag adderas till dennes tjänade semesterdagar. Antalet dagar per vecka som den anställda arbetar enligt ett schema bestämmer hur många dagar den anställde faktiskt tjänar in.

Exempel:
Om en anställd arbetar 4 dagar i veckan och hon tjänar in 25 dagar per år, skulle hon tjäna in 25 * 0,8 = 20 dagar. Denna beräkning sker varje period och detta värde adderas till den totala summan. I januari skulle den anställda till exempel tjäna in 20 * 31/365 = 1,70 semesterdagar.
Obetald semester, sjukdom, föräldraledighet och vård av sjukt barn dras av från de kalenderdagar som de intjänade semesterdagarna bygger på. Om den anställda till exempel skulle ha 14 obetalda dagar i januari, skulle hon tjäna in 20 * (31 - 14) / 365 = 0,93 dagar den månaden.

Sjukdagar dras från dessa kalenderdagar från och med den 181: e sjukdagen.
Föräldradagar och dagar för vård av sjukt barn dras från och med den 12:e semesterdagen. För dessa två ledighetstyper kan 120-dagarsgränsen manuellt överskridas på anställdnivå (se inställningar på anställdnivå), eftersom Nmbrs inte vet hur många barn den anställda har, om den anställda är ensam förälder eller inte samt för vilket sjukt barn den anställda är ledig för.

Om ett företag konverterar till Nmbrs, baseras beräkningen av den anställdes intjänade semester på anställningsdatum samt semesterårets början automatiskt i företagets startperiod.
Antalet obetalda semesterdagar som den anställde hade året innan företaget började använda sig av Nmbrs läggs in på L9021 (Sjukdagar från tidigare perioder), L9022 (Ej semesterlönegrundande frånvaro från tidigare perioder), L9023 (Föräldraledighet från tidigare perioder) och L9024 (Vård av sjukt barn från tidigare perioder). Nmbrs kan då beräkna hur många dagar den anställde kan vara frånvarande innan den anställde slutar tjäna in semester. Om en anställd börjar jobba fler eller färre dagar per vecka kan Nmbrs automatiskt beräkna hur många intjänade semesterdagar den anställde borde ha.

Notera: Om en anställd till en början inte har ett schema utan får betalt per timme, men under året börjar arbeta på ett schema, stödjer Nmbrs inte den automatiska beräkningen av intjänade semester. I detta fall beräknar Nmbrs de intjänade dagarna som om den anställde har arbetat på schema under hela semesteråret. Vänligen, lägg in de intjänade dagarna som den heltidsanställda INTE har rätt till på L9030. Till exempel om semesteråret för företaget börjar i april och den anställde börjar arbeta på ett schema i juni, bör hon inte ha tjänat semester i april och maj. Lägg därför in -25 * 61/365 = - 4.18 på L9030.

Uttagen semester

Anställda tar ut sin semester genom att ansöka om ledighet. Ledighetsansökan startas genom att den anställde klickar på knappen "ansökan om ledighet" i hennes ledighetsmodul. I denna modul kan den anställde också se sina tidigare uttagna semesterdagar, sina kommande semesterdagar och hur många dagar hon fortfarande har rätt att ta ut.
För att kunna lämna in ledighetsansökningar behöver du följande inställningar:

1. Om du går till 'Attestflöde' på företagsnivå, vänligen applicera en attestflödesmodell med en ledighetsform.

2. På företagsnivå hittar du modulen “Attestflöde”, välj här en tidregistreringsmodell utan tidregistreringskoden 1015. Denna tidregistreringsmodell definierar de tidregistreringskoder som den anställde kan fylla i sitt avvikelseformulär varje månad. Genom att utesluta tidregistreringskoden 1015 från denna modell förhindrar du att anställda skickar in semesteransökning via det vanliga avvikelseformuläret.


Screenshot_2020-04-28_at_13.37.08.png


3. Om du går till 'Användarmall' på masternivå ska användarmallen för login anställd ha skrivrättigheter för 'Ledighetsansökan', så att den anställda kan ansöka om ledighet med dennes inloggning.

Om man registrerar semesterdagar i den anställdas tidregistrering, kommer de uttagna semesterdagarna beräknas automatiskt av Nmbrs, antingen genom att godkänna ansökan om semester, eller genom införandet av en annan HR-applikation med Nmbrs API eller genom att manuellt lägga in värdet på tidsregistreringskod 1015:

  • Om den anställda har förskottslön, kan inte systemet veta om tidregistreringskoderna för den månaden, de uttagna semesterdagarna blir därmed beräknade och visas på lönespecifikationen för nästa period.
  • Enbart dagarna som den anställda har schema att arbeta och som inte är helgdag räknas som en uttagen semesterdag. Du kan lägga in två veckors ledighet i rad och Nmbrs kommer inte räkna med helger.
  • Om den anställda har tillräckligt med berättigade eller sparade semesterdagar, kommer saldot för dessa dagar minska vid uttag av semester. Värdet för antalet dagar dras av på den anställdas bruttolönedel, motsvarande semesterlön och semesterersättning läggs därmed till.
  • Om en anställd inte har tillräckligt med intjänade eller sparade dagar, kommer värdet för antalet obetalda semesterdagar dras av på lönespecifikationen.

 

Konvertering till Nmbrs

Om ett företag konverterar till Nmbrs, vänligen lägg in antalet intjänade samt sparade heltidssemesterdagar från det tidigare lönesystemet för de anställda:

  • Startsaldo för intjänade dagar på L3602 + de redan uttagna dagarna på L9031
  • Sparade dagar från år 1 på L3611
  • Sparade dagar från år 2 på L3612
  • Sparade dagar från år 3 på L3613
  • Sparade dagar från år 4 på L3614
  • Sparade dagar från år 5 på L3615

Värden i bokföringen

För att få värdena av intjänad samt uttagen semester registrerad i bokföringen bör följande lönearter bli länkade I kontoplanen:
 

  • L9019 Intjänade semesterdagar + L9020 Arbetsgivaravgift intjänad semester
  • L9012 Uttagna semesterdagar + L9004 och L9005 Arbetsgivaravgift utbetald semester

Istället för att hålla reda på semesterskulden genom att boka upp de intjänade och betalda semesterdagarna kan du också boka upp den totala semesterskulden varje period:

  • L9008 semesterskuld exkl. förskottssemesterskuld + L9010 Arbetsgivaravgift
  • L9009 semesterskuld inkl. förskottssemesterskuld + L9011 Arbetsgivaravgift.

 

Semesterårsskifte

Semesteråret i Sverige börjar antingen i januari eller april och under året tjänar den anställde in semesterdagar. I början av nästa semesterår förvandlas de intjänade semesterdagarna till berättigade semesterdagar. De berättigade semesterdagarna omvandlas till sparade dagar från år 1 dagar, och så vidare. Det finns ett maximalt antal berättigade dagar som den anställde kan ta med till nästa semesterår, de sparade dagarna från år 5 som den anställde inte har tagit ut betalas automatiskt ut vid semesterårsskiftet.

Eftersom det kan ta en del tid att beräkna och registrera de nya värdena i systemet, har vi en guide som beräknar dessa värden. Se denna artikeln för mer information om semesterårsskifte.

 

Semesterslutlön

I Nmbrs betalas semesterslutlönen automatiskt en månad efter anställningen upphört. 

 

Korrigera semesterslutlön

När en anställd avslutar sin anställning kan det finnas anledning till att korrigera utbetalningen av semesterslutlön.

L9031: Om en anställd har sammanfallande intjänande- och semesterår
L9030: Om en anställd inte har sammanfallande intjänande- och semesterår

Lägg in L9031 eller L9030 i modulen 'Lönearter' på anställdnivå. Om de inte är synliga måste ni lägga till lönearterna i lönemodellen som används för den anställda i fråga.

Comments

Knowledge base