In dit artikel wordt het vervolg na het inrichten van de applicatie toegelicht. We zullen in dit artikel bespreken hoe de ingevoerde data te controleren, testen en aan te vullen. Daarnaast is het mogelijk dat een administratie nagebouwd moet worden of is "schaduw" verwerking gewenst.
- Controleren
- Testen
- Journaalposten
- Schaduw verwerking
- Nabouwen
- Aandachtspunten bij schaduw verwerking en nabouwen
Controleren
In eerdere tips is al aangegeven dat het belangrijk is om de invoer van het Excelsheet grondig te controleren omdat de gegevens daar praktisch goed te controleren zijn.
Runcontrole
De gemakkelijkste check is het doen van een runcontrole. De runcontrole bevat veel checks op de input van een salarisverwerking. Ga door tot en met "Meldingen" in het artikel Run mutaties controleren. Voer geen run uit wanneer er waarschuwingen of fouten zijn!
Nmbrs® probeert altijd de meldingen zo specifiek mogelijk te maken. Probeer alle waarschuwingen en fouten te verhelpen. Neem contact op met Nmbrs® wanneer het niet lukt de meldingen te verhelpen. Niets is vervelender dan fouten op termijn omdat bij het starten van Nmbrs® waarschuwingen en fouten zijn genegeerd.
Export
Met een export is het mogelijk een complete data dump in Excel te maken van alle data in de huidige omgeving. In het artikel om te importeren is hier al kort aandacht voor geweest. Ga in de zwarte balk naar Instellingen/Salaris instellingen/"Import/Export geavanceerd" kies daar voor "Export" (Kies eventueel nog de nodige tabbladen).
Corrigeren
Het komt uiteraard voor dat er fouten zijn ontstaan bij het overzetten van gegevens. Onderstaand zijn 3 wijze waarop gecorrigeerd kan worden. Afhankelijk van de omvang en bewerkelijkheid kan er gekozen worden voor:
Handmatig: Pas de gegevens direct in de applicatie aan.
Updaten: Het is mogelijk bestaande velden een update te geven.
Nieuwe import: Bij veel fouten of missende gegevens is het verstandigste de gehele import opnieuw te doen. Verwijder eerst alle bedrijven bij "Bedrijven beheer", te vinden onder instellingen in de zwarte balk.
Controleren van arbeidsvoorwaarden
Mogelijk zijn niet álle arbeidsvoorwaarden zijn tot in het kleinste detail geïmporteerd. Loop waar nodig de bedrijfsinstellingen nog eens door aan het hand van het artikel "Een nieuw bedrijf invoeren".
Testen
Nu de administratie volledig is kunnen testcases worden gecontroleerd aan de hand van de "oude" administratie. Het is niet verstandig om alle arbeidsvoorwaarden bij alle medewerkers te gaan controleren. Dit is te veel en dubbel werk. Hieronder zijn voorbeelden gegeven van testcases waarvan het verstandig is een bestaande loonstrook te nemen en te controleren of de fiscaal en arbeidsvoorwaardelijke toepassing overeen komt. De testcases zijn goed uit te zoeken op basis van de inventarisatie in Stap 1 Doelstelling en planning.
- Allereerst de specials. Ook hier geldt niet álle specials maar van iedere toepassing 1.
- Medewerker met vast rooster
- Parttime medewerker
- Oproep medewerker
- Meerwerk
- Overwerk uren (Inclusief of exclusief het daadwerkelijke uur)
- Toeslag uren(Inclusief of exclusief het daadwerkelijke uur)
- Vaste en variable bedragen (Reiskosten, bonus etc.)
- Stagiair (Klik hier voor meer informatie over de stagiair in Nmbrs®)
- Indiensttreding
- Uitdiensttreding
Tips:
- Kies zo veel mogelijk voor standaard componenten van Nmbrs® en gebruik componenten liever niet voor een volledig ander doel dan de naam aangeeft.
- Zorg ervoor dat gebruik wordt gemaakt van urencomponenten. Dit voorkomt fouten bij handmatig samenstellen van bedragen. Mogelijk worden betaalde uren niet doorgegeven aan de fiscus.
- Importeer in december van het huidige jaar de rest van de (nieuwe) medewerkers.
Journaalposten
De enige "output" van de salarisverwerking welke aan te passen is, is de journaalpost. Mogelijk is er bij de voorbereiding van de organisatie een grootboekrekeningschema samen gesteld en moet deze gecontroleerd worden. Het kan ook zijn dat de journaalpost nog volgens de Nmbrs® standaard wordt aangemaakt.
Voor het maken van een journaalpost zorg je ervoor dat er een met testcases gevulde run wordt gemaakt.
- Zie hier hoe een run te maken.
- Zie hier hoe de Journaalposten te bekijken bij salarisdocumenten.
Wanneer aanpassingen nodig zijn omdat de journaalposten nog niet het juiste formaat hebben kun je hier mee informatie vinden.
Schaduw verwerking (optioneel)
Het uitgangspunt bij het schaduw draaien van het huidige jaar, is dat u een aantal periodes de salarisverwerking zowel in het oude systeem als in Nmbrs® doet. Op deze manier kunt u vertrouwd raken met Nmbrs®.
- Importeer de betreffende bedrijven per de gewenste startperiode van het huidige jaar.
- Verwerk de laatste periodes van het jaar om te testen. Verwerk de medewerkers die zijn geïmporteerd om te controleren of het bedrijf goed is ingericht.
- Eventuele ontbrekende zaken, zoals reserveringssaldi, jaarlonen BT en verlofsaldi, kun je in januari van het nieuwe jaar in Nmbrs® aanvullen.
- Neem het bedrijf in Nmbrs® daadwerkelijk in productie zodra men één op één loopt in de lopende salarisverwerkingsperiode. (als januari aansluit is de rest relatief eenvoudig).
- Maak indien noodzakelijk extra capaciteit vrij of huur speciaal voor deze specials extra capaciteit in.
Nabouwen (optioneel)
Wanneer er voor wordt gekozen om gedurende het jaar te starten met Nmbrs® en voor het huidige jaar zijn al loonaangiften verstuurd dan moet er worden "nagebouwd". Met het nabouwen wordt ervoor gezorgd dat cumulatieve waarden overeenkomen met eerder berekende en ingediende waarden van de loonstrook en loonaangifte. Alle loonstroken en alle loonaangiften worden alsnog berekend door Nmbrs®. Zodoende is het mogelijk correcties over het huidige jaar in te dienen met Nmbrs® en is het mogelijk uiteindelijk het jaar af te sluiten. Wanneer er gedurende het jaar wordt overgestapt is nabouwen een vereiste.
Wanneer je bedrijven wilt nabouwen in het huidige jaar, omdat deze in het huidige jaar live verloond moet worden in Nmbrs en de cumulatieven vanuit een ander salarispakket nagebouwd worden, kun je de volgende stappen doorlopen:
- Importeer de betreffende bedrijven inclusief medewerkers, met als startdatum de eerste periode van het huidige jaar.
- Richt alle bedrijfsinstellingen in en bouw de werknemers na vanaf de eerste periode van het huidige jaar.
- Run de eerste periode en controleer de salarisoutput.
- Pas foutieve gegevens aan, voeg ontbrekende gegevens toe en draai de eerste periode opnieuw.
- Herhaal deze stappen voor de overige periodes, net zolang totdat de salarisoutput van Nmbrs® zo goed mogelijk overeen komt met de output van het andere salarispakket.
- Vanaf nu kun je het bedrijf in de normale flow verwerken, de mutaties invoeren, controleren, verwerken en de loonaangifte aanmaken en versturen vanuit Nmbrs®.
Aandachtspunten bij schaduw verwerking en nabouwen
- Zorg dat het volgnummer inkomstenverhouding overeenkomt met het andere systeem.
- Markeer loonaangiften als verzonden. Op deze manier kan Nmbrs® later rekening houden met deze ingediende aangifte bij correcties.
- Zorg dat bedragen én uren overeenkomen.
Comments