Semesterinställning sammalöneprincipen

Nmbrs stödjer även inställningen sammalöneprincipen. Detta tillämpas främst för anställda med tjänstemannaavtal och med fast schema.

I Nmbrs kan en anställd ansöka om semester, vilket sedan kan godkännas av hennes chef eller löneadministratör. Nmbrs beräknar automatisk ut intjänade semesterdagar, uttagna semesterdagar, förskottssemesterdagar, förändring av semesterdagar om en anställd ändrar deltidsfaktor, utbetalning av semester när en anställd går ur tjänst samt beräkning av värdet av semesterdagar för bokföringsunderlaget.

I denna artikel hittar du mer information om:

  • Frånvaroinställningar
  • Inställningar för anställd
  • Intjänade semesterdagar
  • Uttagna semesterdagar
  • Konvertering till Nmbrs
  • Värden i bokföringen
  • Semesterårsskifte

Frånvaroinställningar

mceclip0.png

  1. En period definierar från och med vilken månad inställningen blivit tillämpad. Till exempel, om de anställda hade rätt till 25 berättigade semesterdagar år 2018, men detta ändrades till 26 dagar år 2019, kan det nya värdet läggas in med start år 2019. I historiken ser du vilka inställningar som gäller från vilken period.
  2. ”Totala dagar per år” definierar antalet semesterdagar den anställda tjänar in under semesteråret om hon arbetar heltid under hela året.
  3. Minimum Days Taken Per Year defines the minimum number of holidays that the employee is supposed to take up. Any leftover days above this minimum number is saved for next holiday year. Any leftover days below this minimum number cannot be saved to next year and are paid out at holiday year transit. For example if at the end of the holiday year the employee has 7 entitled days left, and if Total Days Per Year = 25, and if Minimum Days Taken Per Year = 20, then he can save 25 - 20 = 5 days to be used in the next holiday year. The other 2 days are paid out. See more information about this in the holiday year transit.”Minimum dagar per år” definierar det lägsta antal semesterdagar den anställda kan ta ut under semesteråret. Eventuella kvarvarande dagar över dessa antal dagar sparas och kan tas med till nästa semesterår. Kvarvarande dagar under dessa antal dagar blir utbetalda vid semesterårsskiftet. Till exempel om den anställda har 7 berättigade dagar kvar vid slutet av semesteråret och det totala antal dagar per år är 25 dagar och minimumantal dagar per år är 20, kan den anställda ta med dessa 5 dagar till nästa semesterår (25-20 = 5), de två återstående dagarna betalas därmed ut. Se mer information om detta i artikeln för semesterårsskifte.
  4. Procentandelen definierar värdet för en semesterdag. Vänligen fyll i den totala procentandelen för semesterlön inklusive semesterersättning. Till exempel 5.03 eller 5.40.
  5. Semesterår definierar när semesteråret startar: Januari eller April
  6. Om inställningen Sammanfallande intjänade/uttagsår är inställd på “Nej”, måste den anställda tjäna in semesterdagar, som omvandlas till berättigade dagar vid semesterårsskiftet, innan hon har rätt att ta ut dessa dagar. Om inställningen är inställd på “Ja”, får den anställda ett uppskattat antal semesterdagar i början av semesteråret, som kan användas under året. I slutet av semesteråret, under genomföringen av semesterårsskiftet, jämför Nmbrs hur många dagar den anställda har tjänat in med hur många dagar den anställda har tagit ut för att göra en slutgiltig beräkning. Se mer information om detta i artikeln för semesterårsskifte.
  7. Du kan välja att spara eller betala ut de sparade dagarna som är äldre än 5 år.
  8. För sammalöneprincipen kan du välja i vilken period(er) som du vill betala ut semesterersättningen (Enbart om sammanfallande intjänade/uttagsår är inställt på “Nej”). För mer information, vänligen se this article.
  9. Om “Visa semesterlön rörliga lönedelar på lönespecifikation” är inställt på “Ja”, visar sidfoten på lönespecifikationen den variabla delen av semestern.

 

Inställningar anställdnivå

I vissa fall har en del anställda i företaget ett särskilt avtal med arbetsgivaren. På anställdsnivå kan du överskriva några av de inställningar som definieras i frånvaromodellen på företagsnivå. Här kan du lägga in totala dagarna per år och minimum dagar per år. Här kan du också överskriva antal standard dagar varefter föräldraledighet och vård av sjukt barn pausar intjänandet av semester.

 

Intjänade dagar

Varje kalenderdag som en anställd arbetar i ett företag adderas till dennes tjänade semesterdagar. Antalet dagar per vecka som den anställda arbetar enligt ett schema bestämmer hur många dagar hon faktiskt tjänar in.

Exempel:
Om en anställd arbetar 4 dagar i veckan och hon tjänar in 25 dagar per år, skulle hon tjäna in 25 * 0,8 = 20 dagar. Denna beräkning sker varje period och detta värde adderas till den totala summan. I januari skulle den anställda till exempel tjäna in 20 * 31/365 = 1,70 semesterdagar.
Obetald semester, sjukdom, föräldraledighet och vård av sjukt barn dras av från de kalenderdagar som de intjänade semesterdagarna bygger på. Om den anställda till exempel skulle ha 14 obetalda dagar i januari, skulle hon tjäna in 20 * (31 - 14) / 365 = 0,93 dagar den månaden.

Sjukdagar dras från dessa kalenderdagar från och med den 181: e sjukdagen.
Föräldradagar och dagar för vård av sjukt barn dras från och med den 12: e semesterdagen. För dessa två ledighetstyper kan 120-dagarsgränsen manuellt överskrivas på anställdnivå (se inställningar på anställdnivå), eftersom Nmbrs inte vet hur många barn den anställda har och om den anställda är ensam förälder eller inte samt för vilket sjukt barn den anställda är ledig för.

If a company is converted to Nmbrs, then in company start period Nmbrs automatically calculates the earned holidays of the employee based on his service interval start date and in which month the holiday year starts. The number of unpaid leave days that the employee had in the holiday year before the company started in Nmbrs are inserted on L9021 (sickness), L9022 (unpaid leave), L9023 (parental leave) and L9024 (care for sick child). This way Nmbrs can calculate how many days the employee can still be sick before he stops earning holidays.
If an employee starts working more or fewer days per week, then Nmbrs automatically calculates how many earned days he should have.

Notera: Om en anställd till en början inte har ett schema utan får betalt per timme, men under året börjar arbeta på ett schema, stöder Nmbrs inte den automatiska beräkningen av intjänade semester. I detta fall beräknar Nmbrs de intjänade dagarna som om den anställde har arbetat på schema under hela semesteråret. Vänligen, lägg in de intjänade dagarna som den heltidsanställda INTE har rätt till på L9030. Till exempel om semesteråret för företaget börjar i april och den anställde börjar arbeta på ett schema i juni, bör hon inte ha tjänat semester i april och maj. Lägg därför in -25 * 61/365 = - 4.18 på L9030.

Uttagen semester

Anställda tar ut sin semester genom att ansöka om ledighet. Ledighetsansökan startas genom att den anställde klickar på knappen "ansökan om ledighet" i hennes ledighetsmodul. I denna modul kan den anställde också se sina tidigare uttagna semesterdagar, sina kommande semesterdagar och hur många dagar hon fortfarande har rätt att ta ut.
För att kunna lämna in ledighetsansökningar behöver du följande inställningar:

1. Om du går till ”inställningar avvikelseformulär” på företagsnivå, vänligen applicera en avvikelseformulärmodell med en ledighetsform.

2. På företagsnivå hittar du modulen “Inställningar avvikelseforumlär”, välj här en tidsregistreringsmodell utan tidsregistreringskoden 1015. Denna tidsregistreringsmodell definierar de tidsregistreringskoder som den anställde kan fylla i sitt avvikelseformulär varje månad. Genom att utesluta tidsregistreringskoden 1015 från denna modell förhindrar du att anställda skickar in semesteransökning via sina vanliga avvikelseformuläret.

3. Om du går till användarmallen på Masternivå ska användarmallen för login anställd ha skrivrättigheter för ledighetsmodulen, så att den anställda kan ansöka om ledighet med dennes inloggning.

Om man registrerar semesterdagar i den anställdas tidsregitrering, kommer de uttagna semesterdagarna beräknas automatiskt av Nmbrs, antingen genom att godkänna ansökan om semester, eller genom införandet av en annan HR-applikation med Nmbrs API eller genom att manuellt lägga in värdet på tidsregistreringskod 1015:

  • Om den anställda har förskottslön, kan inte systemet veta om tidsregistreringskoderna för den månaden, de uttagna semesterdagarna blir därmed beräknade och visas på lönespecifikationen för nästa period.
  • Enbart dagarna som den anställda har schema att arbeta och som inte är helgdag räknas som en uttagen semesterdag. Du kan lägga in två veckors ledighet i rad och Nmbrs kommer då inte räkna med helger.
  • Om den anställda har tillräckligt med berättigade eller sparade semesterdagar, kommer saldot för dessa dagar minska vid uttag av semester. Värdet för antalet dagar dras av på den anställdas bruttolönedel, motsvarande semesterlön och semesterersättning läggs därmed till.
  • Om en anställd inte har tillräckligt med intjänade eller sparade dagar, kommer värdet för antalet obetalda semesterdagar dras av på lönespecifikationen.

 

Konvertering till Nmbrs

Om ett företag konverterar till Nmbrs, vänligen lägg in antalet intjänade samt sparade heltidssemesterdagar från det tidigare lönesystemet för de anställda:

  • Startsaldo för intjänade dagar på L3602 + de redan uttagna dagarna på L9031
  • Sparade dagar från år 1 på L3611
  • Sparade dagar från år 2 på L3612
  • Sparade dagar från år 3 på L3613
  • Sparade dagar från år 4 på L3614
  • Sparade dagar från år 5 på L3615

Värdena i bokföringen

För att få värdena av intjänad samt uttagen semester registrerad i bokföringen bör följande lönearter bli länkade I kontoplanen:
 

  • L9019 Intjänade semesterdagar + L9020 Arbetsgivaravgift intjänad semester
  • L9012 Uttagna semesterdagar + L9004 och L9005 Arbetsgivaravgift utbetald semester

Istället för att hålla reda på semesterskulden genom att boka upp de intjänade och betalda semesterdagarna kan du också boka upp den totala semesterskulden varje period:

  • L9008 semesterskuld exkl. förskottssemesterskuld + L9010 Arbetsgivaravgift
  • L9009 semesterskuld inkl. förskottssemesterskuld + L9011 Arbetsgivaravgift.

 

Semesterårsskifte

Semesteråret i Sverige börjar antingen i januari eller april och under året tjänar den anställde in semesterdagar. I början av nästa semesterår förvandlas de intjänade semesterdagarna till berättigade semesterdagar. De berättigade semesterdagarna omvandlas till sparade dagar från år 1 dagar, och så vidare. Det finns ett maximalt antal berättigade dagar som den anställde kan ta med till nästa semesterår, de sparade dagarna från år 5 som den anställde inte har tagit ut betalas automatiskt ut vid semesterårsskiftet.

Eftersom det kan ta en del tid att beräkna och registrera de nya värdena i systemet, har vi en guide som beräknar dessa värden. Se denna artikeln för mer information om semesterårstransitering:

 

 

Comments

Knowledge base